Page 33 -

Zes vragen die

ondergeschoven kindje iedere bestuurder zich

zou moeten stellen

riculum: wie het onderwijs slimmer organiseert, met een ge-
lijkmatige belasting door het jaar en over de jaren, met grotere Wie de onderwijslogistiek langs deze lijnen organiseert,
groepen voor vakken waar dat mogelijk is, met een grotere in- zal merken dat verbeteringen als rijpe appels uit de boom
zet van ict-hulpmiddelen in het leerproces, kan grote stappen vallen. Want wie op een willekeurige school rondloopt ziet
maken. Maar ook ‘in het kleine’ zijn veel verbeteringen mo- iedere dag dat er veel te winnen valt. Scholen kennen veel
gelijk, en de opleidingsmanager is hier vaak de sleutelspeler. inefficiënties. En dat grotere efficiëntie ook heel goed sa-
De opleidingsmanager is ook degene die afspraken maakt met men kan gaan met betere roosters, en met meer ‘rust’ in de
individuele docenten over werktijden, bapo-dagen et cetera. roosters (iets dat studenten ook erg belangrijk vinden!).
De vraag is nu: wie voert dit gesprek met de opleidingsmana-
gers? Zijn de mensen die zich met de onderwijslogistiek bezig
houden goed in positie gebracht om dit gesprek op basis van
gelijkwaardigheid te voeren? Zijn ze van voldoende niveau, 5 Zijn de logistieke processen goed ingeregeld?
hebben ze voldoende autoriteit, is er escalatie mogelijk? De processen rond planning en roostering zijn bij de meeste
roc’s uitvoerig beschreven, met deadlines die alle betrok-
4 Is er voldoende zicht op de logistieke performance? kenen ruim de tijd geven om de benodigde gegevens aan te
Meten is weten. Maar hoeveel weten we van de logistieke leveren. En desondanks komen roosters vaak te laat, is het
performance van ons roc? Als we de logistiek definiëren vaak bij het begin van het schooljaar een puinhoop en wij-
als het optimaliseren van de roosters gegeven de beperkte zigen de roosters voortdurend. Hoe kan dat toch?
beschikbaarheid van docenten en lokalen (een platte, maar De oorzaak van deze procesmatige onrust ligt in de ruime
voor dit artikel bruikbare definitie) dan hebben we inzicht deadlines, in combinatie met de onzekerheden die nu een-
nodig in de volgende zaken: maal rond het onderwijs bestaan. Het resultaat is dat dead-
a. De kwaliteit van de roosters lines boterzacht zijn, dat gegevens zelden in één keer goed
b. Het gebruik van de lokalen worden aangeleverd, dat er nog diverse ‘verbeterslagen’ wor-
c. De inzet van de docenten den gemaakt waarin betrokkenen additionele wensen probe-
d. De grootte van de groepen ren te realiseren. ‘Right first time’ en ‘lean’ zijn niet bepaald
Vooral dit eerste is moeilijk: hoe kun je de kwaliteit van roos- de begrippen die hier worden toegepast. Het beter organise-
ters meten? Wat zijn goede roosters eigenlijk? Wat vinden ren van deze processen is eigenlijk helemaal niet zo ingewik-
studenten eigenlijk belangrijk aan roosters, wordt ze dat ei- keld, maar het vereist vaak wel een zekere cultuuromslag.
genlijk wel eens gevraagd? En als we dat weten, dan moeten Kortcyclische processen zonder allerlei goedkeuringsproce-
we dit ‘vertalen’ naar een rapportage. Geen sinecure! Maar dures achteraf, heldere doelstellingen (‘wat is voor ons een
over de andere zaken, het gebruik van lokalen, de inzet van goed rooster’) en heldere afspraken maken processen moge-
docenten en de grootte van groepen, zijn over het algemeen lijk die meer lijken op een levering van Wehkamp dan op de
voldoende gegevens beschikbaar om goede rapportages te aanleg van de A4 tussen Delft en Rotterdam.
kunnen maken. Zodat op feiten gestuurd kan worden.
6 Is er adequate systeemondersteuning?
Het landschap van de applicaties die de logistieke proces-
Het beter organiseren van sen moeten ondersteunen doet vaak nog het meest den-
ken aan Finland. Het curriculum wordt in Word-bestanden
logistieke processen is niet zo
vastgelegd, de docenten worden (handmatig) overgenomen
ingewikkeld, maar het vereist wel uit het HR-systeem, de lesgroepen worden (handmatig) uit
een zekere cultuuromslag de kernregistratie overgenomen, en dat gaat allemaal in
een grote gehaktmolen die ‘Excel’ heet waar de planning
en werkverdeling in wordt gedaan. De resultaten worden >>

Maart 2014 33